Как грамотно выбрать конференц-зал: несколько главных критериев

Достаточно бурная общественная, политическая и бизнес-жизнь в Украине заметно взвинтила спрос на конференц-залы для проведения разного рода семинаров, круглых столов, тренингов, съездов или пресс-конференций. В 2020 их востребованность вырастет еще больше за счет предстоящих местных выборов и внедряющихся реформ от новой власти, что требует их обсуждения предпринимателями, экспертами и активистами.

1. Инфраструктура конференц-зала и вокруг него
Но если нужна, например, аренда конференц зала в Днепре, то каким образом его грамотно выбрать, чтобы мероприятие прошло «без сучка и задоринки»? Критериев много, но к ключевым относятся такие:

Количество участников. Здесь в равной мере негативом станет как слишком тесное, с трудом вмещающее всех участников помещение, так и слишком большое – полупустой зал с незаполненными местами, станет плохим имиджевым аспектом и не будет настраивать собравшихся на серьезный тон.
«Эргономика» зала. Он должен удобное размещение не только для участников, но и для СМИ (если они приглашены). Трибуна и сцена для докладчиков должна хорошо просматриваться для каждого присутствующего – от гостей до журналистов
Акустика зала. Даже если для выступающих предусмотрен усиливающий микрофон, в неудачно спроектированных или вообще непрофильных помещениях могут быть проблемы со звуком и его доходчивостью до всех участников
В случае, если тренинг или семинар не однодневный, желательно, выбирать место, где можно было бы и расселить участников – это может быть зал при гостиничном комплексе либо рядом с ним
Локация конференц-зала. Удобство для приезжающих особенно важно, когда на мероприятии присутствуют иногородние участники, для которых затруднительно ориентироваться в таких мегаполисах как Днепр
Оформление зала. Для бизнес-тренинга или политического саммита вряд ли подойдут помещения с игривым дизайном. Стиль должен быть деловым и настраивающим на серьезный подход
Пространство для дополнительных мероприятий – речь идет как о месте для кофе-брейк, так и организации деловых игр и работы в отдельных секциях

2. Техническое оснащение конференц-зала
Сегодня очень редко какое мероприятие обходится без визуальных медиа-презентаций, отчетов и т.д. Соответственно, конференц-зал обязан либо располагать собственной техникой, либо (хотя бы) быть хорошо приспособленным для размещения привозной аппаратуры. Зал должен быть оснащен:

Экран. В зависимости от типа презентации может подойти обычный телевизор с большим экраном или монитор компьютера с большой диагональю. Но иногда может понадобиться полноценный экран как в кинотеатре
Интерактивная доска, резервные источники питания (будет обидно сорвать презентацию из-за перебоев с электрикой), микрофоны и остальные вспомогательные девайсы, без которых могут состояться перебои в ходе демонстрации
Наличие Интернета с достаточной мощностью канала Wi-Fi. Хотя 3G и 4G уже неплохо развиты в Украине, особенно в крупных городах вроде Днепра надеяться только на него было бы опрометчиво
Естественно, это далеко не все нюансы, которые необходимо учитывать при выборе конференц-зала – многое зависит от нюансов самого мероприятия. Однако, это базовые критерии, без учета которых тренинг, семинар или съезд могут просто провалиться.