Навыки составлять деловые электронные письма нужны не только секретарям и менеджерам бизнес-компаниям или госслужащим. Например, если вы только соискатель на ту ли иную рабочую вакансию вы уже обязаны уметь составить грамотный, четкий профессиональный E-mail, который покажет работодателю вашу серьезность и компетентность. В эпоху перехода делового документооборота в электронный вид, жалобу или запрос в органы власти тоже все чаще нужно посылать через Интернет и они также должны быть составлены безупречно. Вот несколько советов и приемов как писать письма по электронной почте в деловом стиле:

1. Выбор правильного почтового сервиса

Если вы пришлете работодателю или чиновнику письмо с электронного адреса имеющего примерно такой вид как vasya@balbes.rocks или olya@fintiflyushka.tube, то и отношение к нему будет соответствующим. Поэтому нужно грамотно в названии своего E-mail выбрать не только то что до знака @ но и после него.

В Украине к надежным сервисам относится Mail.online.ua – почтовый ящик который не только выглядит респектабельно: @online.ua, но и хорошо защищен от спама, взлома и других неприятностей

2. Начните с осмысленной темы письма

Если вы отправляете E-mail человеку, с которым вы надеетесь установить деловую связь, обязательно напишите содержательную строку темы. Не забудьте сделать его кратким и приятным, но прежде чем написать строку темы, подумайте о своих намерениях. Строка темы должна резюмировать, почему вы связываетесь с ними.

3. Обращайтесь к адресату соответствующим образом

Обычный язык, такой как «Привет», может быть удобен для отправки коллеге или другу, но для профессиональных запросов это не лучший выбор. С другой стороны, «Дорогой» слишком формально. Простое «Здравствуйте» более уместно.

4. Пишите кратко и по существу

Например, вы пишите письмо по поводу трудоустройства - хотя многие профессионалы с энтузиазмом приглашают новых талантливых соискателей в свою компанию, они также очень заняты. Особенно если накануне состоялась ярмарка вакансий - их почтовые ящики будут переполнены резюме соискателей. Чтобы получить наилучшие шансы на ответ, делайте заметку короткой.

5. Сделайте свой E-mail легко читаемым

Добавляйте отступы или пробелы между абзацами для удобства чтения и беглого просмотра. Кроме того, держите самую важную информацию в начале каждого абзаца, чтобы они могли распознать ваши самые важные моменты.

6. Не используйте сленг

Профессиональные электронные письма требуют определенного уровня формального языка. Не используйте сленг или смайлики. Кроме того, выберите простой шрифт и не добавляйте слишком много цветов, если вообще добавляйте их.

7. Будьте доброжелательны

Всегда помните, чтобы быть добрым и дружелюбным. Помните, они делают вам большое одолжение. Они, как правило, очень заняты, и находят время, чтобы поговорить со студентами на ярмарке вакансий или даже прочитать и ответить на электронное письмо, что очень мило с их стороны.

8. Будьте харизматичными

Постарайтесь выделиться. Когда вы пишете электронное письмо, не будьте драматичны или глупы. Впрочем, немного остроумия еще никому не повредило. Не бойтесь показывать свою индивидуальность!

9. Перечитайте письмо перед отправкой

Даже когда вы пишете быстрые и короткие электронные письма, в них легко могут быть ошибки. Небольшие грамматические ошибки могут повлиять на мнение профессионала о вас. Перечитайте свое электронное письмо перед отправкой, чтобы избежать ошибок.

10. Используйте соответствующую подпись

Два подходящих завершения: «С наилучшими пожеланиями» и «Спасибо». Не забудьте добавить свое имя после выбора доводчика. А еще лучше установите автоматическую подпись, чтобы она всегда отображалась внизу ваших электронных писем, несмотря ни на что.

Следуйте этим простым советам, и вы будете готовы отправлять последующие сообщения и электронные письма уже как профессионал.